SKI-aftale

Den største indkøbsorganisation i den offentlige sektor er Statens og Kommunernes Indkøbsservice A/S (SKI). SKI’s mission er ikke blot at fungere som distributionskanal, men derimod at sikre den offentlige sektor bedre og billigere indkøb gennem SKI-aftaler med virksomheder og leverandører. Som en konsekvens går SKI i dag skridtet videre og sikrer, at gode indkøbsprincipper bliver implementeret gennem partnerskab med den offentlige kunde.

Læs vores artikel nedenfor og bliv klogere på, hvad en SKI-aftale er, SKI-udbud, statens indkøbsaftaler, SKI-rammeaftaler og få svar på spørgsmålet: Hvad er SKI?

Vi er den eneste virksomhed i Danmark, som er specialiseret i strategisk salgsrådgivning, der bidrager til hurtigere og bedre resultater på det offentlige marked. Læs mere om os, se vores cases og kontakt os for en dialog om, hvordan vi kan hjælpe dig med at vækste din virksomhed på det offentlige marked.

Hvad er SKI?

SKI er en forkortelse for Statens og Kommunernes Indkøbsservice A/S. Det er en organisation, der er sat i verden for at professionalisere og effektivisere det offentlige indkøb af varer og tjenesteydelser. Det gør de ved at udarbejde indkøbsaftaler, som sikrer den offentlige sektor indkøb af god kvalitet på gode vilkår og til bedst mulig pris.

For at blive SKI-leverandør skal din virksomhed kvalificere sig, når SKI sender en rammeaftale i EU-udbud. Som regel starter SKI med at arbejde på udbuddet flere år før, de sender det i udbud. Derfor kan du i deres udbudsoversigt typisk se planlagte udbud flere år frem i tiden. Læs mere om udbudsprocessen på Ski.dk.

I flere større offentlige instanser kommer samtlige af Staten og Kommunernes Indkøbsservices’ kompetencer og produktudbud i spil på en helt ny måde, der sikrer effektivt offentligt indkøb. Kompetente indkøbsfolk fra SKI placeres i den samarbejdende offentlige instans og samarbejder med ministeriets eller kommunens egne medarbejdere.

Der indsamles viden om kundens (dvs. den offentlige institutions) egen købsadfærd, og SKI bidrager med mange års akkumuleret indkøbskompetence hos personer, der har adgang til SKI’s analyseværktøjer, indkøbsværktøjer, produkter og benchmarks fra den øvrige offentlige sektor.

I stedet for tidligere blot at håbe på resultaterne og overlade det »grove arbejde« med at realisere indkøbsgevinsterne til kunderne, kan Statens og Kommunernes Indkøbsservice garantere, at udbyttet bliver meget synligt og kontant. Den tætte relation med kunderne lever til fulde op til SKI’s mission og den offentlige sektors øgede fokus på reelle besparelser.

Der var engang, hvor Statens og Kommunernes Indkøbsservice primært fokuserede på at forhandle de bedste SKI-aftaler på plads med leverandørerne for derefter at markedsføre dem i syv ringbind blandt de offentlige kunder. Men den offentlige sektor er i rivende udvikling, og der stilles højere krav til synlige resultater. SKI har derfor tilsvarende måtte kigge på, hvad der skal til for at få succes på det offentlige marked.

I takt med at dialogen med kunder og leverandørerne er intensiveret, har SKI’s tilbud til den offentlige sektor ændret sig radikalt. Gennem utallige møder år ud og år ind, seminarer, følgegrupper til udbud, erfarings-grupper, medarbejdere hentet fra den offentlige sektor, fokusgrupper, digitale databaser og analyser har SKI ændret prispolitik, produktudbud, services, teknologi, markedsføring, målgrupper, retorik, organisering – ændret, justeret og tilpasset. Denne »forvandling« har sikret, at SKI i høj grad er i samklang med deres offentlige kunder, og det hårde arbejde har gjort SKI til den dominerende distributionskanal.

I dag tilbydes e-auktioner og mini-udbud ud over rammekontrakterne for at sikre kunderne nogle konkurrencedygtige og dagsaktuelle priser. Partnering tilbydes, hvor SKI går samme med kunden om at realisere indkøbsgevinsterne. Sortimentet målrettes og kommunikeres til de relevante beslutningstagere i de offentlige organisationer.

Hvad er en SKI-aftale?

En SKI-aftale er en indkøbsaftale med Statens og Kommunernes Indkøbsservice A/S (SKI). SKI eller den nye indkøbsorganisation Statens Indkøbssekretariat indgår rammeaftaler med virksomheder og leverandører. Det sker efter en SKI-udbudsproces, hvor produkter og ydelser testes, og hvor der sættes standarder og minimumskrav.

SKI har omkring 50 rammekontrakter, som omfatter SKI-aftaler med flere hundrede private virksomheder, hvor de forskellige varer og tjenesteydelser først har været i et samlet SKI-udbud. For leverandørerne til det offentlige marked er det således blevet stadig mere afgørende at komme på SKI’s kontrakter. SKI har desuden stor indirekte betydning, fordi enhver offentlig organisation vil sammenligne sine eksisterende priser med SKI-aftalerne.

Omvendt kan de generelle standarder give en falsk tryghed, fordi det ikke er til at se, om produkterne passer til den specifikke opgaveløsning. Derfor kan SKI-rammeaftaler aldrig erstatte grundig og personlig markedsføring og påvirkning af de interessenter, som rent faktisk skal bruge din virksomheds produkt eller ydelse.

Statens Indkøbsaftaler og SKI-rammeaftaler

Til trods for, at staten har oprettet sin egen indkøbsorganisation, Statens Indkøb, som opretter obligatoriske indkøbsaftaler for staten, har SKI også i 2008 haft en betydelig vækst i omsætning på rammekontrakter. Det er i denne forbindelse værd at bemærke, at SKI stadig tilbyder rammekontrakter til de statslige institutioner, ligesom kommuner, regioner og offentlige selskaber har frit valg mellem kontrakterne fra Staten og kommunernes indkøbsservice og Statens Indkøb. Men som et modsvar til statens sololøb har SKI udarbejdet en ny strategi. Den betyder blandt andet, at:

• Nogle SKI-rammeaftaler bliver forpligtende for kunderne. Kommuner og regioner kan selv vælge, om de vil være med, men hvis de er, har de pligt til at købe ind via aftalen. Det vil give større indkøbsvolumener og bedre priser.
• Kunder kan indgå i partnerskaber med SKI og få tildelt SKI-medarbejdere, som vil udvikle skræddersyede løsninger til hver kunde.
• Statens og kommunernes indkøbsservice sætter øget fokus på både lokale og internationale leverandører, så SKI-udbuddet af leverandører bliver bredere.

Det vil ofte være en fordel for din virksomhed at komme med i en SKI-rammeaftale fordi:

• Virksomheden er med til at påvirke valgkriterier hos centrale beslutningstagere.
• Virksomheden bliver blåstemplet af eksperter.
• Virksomheden sparer tid, fordi de ikke skal deltage i lokale udbudsrunder.
• Virksomheden får markedsføringskanaler via SKI-kataloger osv. Virksomheden kan målrette og koncentrere deres egen markedsføring.

SKI-udbud og hård konkurrence

Men husk, at en rammekontrakt ikke er nogen garanti for salg. Desuden genudbydes SKI-rammeaftalerne med intervaller på to til fire år. Og med en rammekontrakt er virksomheden kommet i selskab med nogle af de hårdeste konkurrenter.

Desuden hænder det, at indkøberne forbryder sig mod udbudsreglerne og bruger SKI-aftaler som et våben i forhandlingerne med lokale leverandører, så de tvinges til at gå under rammeaftalerne i deres prissætning. Af disse grunde kan en virksomhed, som har fået en rammekontrakt, ikke altid reducere sine ressourcer til markedsføringen.

Indkøbsorganisationer skal udvikle forsyningskæden

Ligesom de offentlige sektorer og institutioner er i opbrud og forandring, har indkøbsorganisationerne brug for at sætte sig nye mål og finde nye roller. Indkøbsorganisationerne arbejder på at skifte fokus fra administration af aftaler og juridiske kompetencer til strategiudvikling og samarbejde med virksomheder.

Forsyningskæden – altså virksomheder og leverandører – skal udvides og udvikles. Ellers kan der ikke opstå et sundt og stærkt privat marked for de produkter og ydelser, som det offentlige efterspørger. Indkøbsorganisationer ønsker derfor at deltage i innovationen af produkter, ydelser og virksomheder.

De arbejder med nye begreber som proaktiv markedsbearbejdning, forandringsledelse og kommunikation, holistisk virksomhedssyn, relations udvikling, markedsanalyser og økonomiske analyser. Fra at være en indirekte prispåvirker og »blåstempler« kan indkøbsorganisationerne blive dem, der i fremtiden binder leverandører og indkøbere sammen i nye og spændende udviklingsprojekter og partnerskaber.